iTeGs

intelligent Text Generating System

Texte intelligent zusammenstellen

iTeGS ist ein intelligentes Textbaustein-System.

Es ermöglicht mehr als das Aneinanderhängen von Textstücken, auf das die meisten Textbaustein-Systeme beschränkt sind.

iTeGS stattet die Textbausteine mit "Intelligenz" aus: Sie können zusammenwirken und sich aufeinander beziehen. Auf diese Weise entstehen mit iTeGS Briefe, Verträge oder sonstige Texte, die exakt das beinhalten, was Sie wünschen - und dabei nicht nach Textbausteinen 'klingen'.

Welche Art von Texten Sie genau erstellen ist dabei ganz egal - iTeGS ist flexibel und kann auf Ihre Anforderungen hin zugeschnitten werden.

Einfache Bedienung, komfortable Auswertung

Ein Text ist mit iTeGS mit wenigen Mausklicks zusammengestellt. Wenn Sie möchten, können Sie den fertigen Text manuell nachbearbeiten.

iTeGS führt eine Statistik über die Verwendung der Textbausteine. Sie können daher Auswertungen erstellen, die Ihnen zeigen, wer welchen Baustein wann wie oft verwendet hat.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Einheitliche Texte:
  All Ihre Texte haben jetzt einen einheitlichen Aufbau und einheitliche Formulierungen; es gibt nicht mehr ebenso viele Varianten wie Mitarbeiter/innen!
• Vermeiden von Mehrfachaufwänden:
  Es muss nicht mehr bei jeder Texterstellung das Rad neu erfunden werden: Sie legen anfangs einmal fest, wie Ihre Texte aussehen sollen (Administration), danach erfordert die Verwendung von iTeGS nur noch sehr wenig Aufwand
• Auch von Nicht-Fachkräften bedienbar:
  Nur die Administration von iTeGS erfordert umfangreiches Fachwissen. Danach ist die Verwendung kinderleicht und kann auch von weniger qualifiziertem Personal durchgeführt werden.

Administration von iTeGS: festlegen, wie die Texte aussehen sollen - Schablonen einrichten - Textbausteine einrichten

Verwendung von iTeGS: konkrete Texte erstellen - Schablonen verwenden - Textbausteine auswählen

Die Möglichkeiten von iTeGS

Schablonen für Texte

Sie können sogenannte Text-Schablonen erstellen, um festzulegen, was Ihre Texte beinhalten sollen.

• Wenn sie z.B. mit iTeGS Geschäftskorrespondenz erledigen möchten, können Sie eine Schablone für Angebote und eine für Rechnungen erstellen.
• Wenn Sie Vertragstexte zusammenstellen möchten, können Sie Schablonen für verschiedene Arten von Verträgen erstellen.

Eine Schablone legt fest, in welcher Reihenfolge welche Inhalte (Textbausteine) im fertigen Text stehen sollen. Dabei können die Textbausteine notwendig oder optional sein, und Sie können alternative Textbausteine angeben, aus denen einer ausgewählt werden muss.
Wenn später ein konkretes Angebot oder ein konkreter Vertrag zusammengestellt wird, muss der Benutzer nur noch zwischen den Alternativen entscheiden.

Textbaustein-Varianten

Sie können für jeden Textbaustein mehrere Varianten festlegen, z.B. eine deutsche und eine englische oder eine Druck- und eine Online-Variante. So möchten Sie vielleicht in einem Brief auf eine Anlage verweisen, in der Mail-Variante stattdessen einen Link auf weitere Informationen auf Ihrer Web-Seite setzen oder Dokumente ('Attachments') anhängen.

Wenn der konkrete Text zusammengestellt wird, kann iTeGS jeweils die passende Variante einsetzen; oder Sie wählen sie auf Wunsch selbst aus.

Textbausteine mit dynamischen Inhalten

Ihre Textbausteine können Platzhalter ('Felder') für dynamische Inhalte vorsehen, die beim Erstellen des konkreten Textes ermittelt und eingefügt werden.
Bei einem Rechnungsbrief wäre das z.B. der Rechnungsbetrag, der aus einer Datenbank oder per Benutzereingabe eingefügt wird.

Zusammenspiel mehrerer Textbausteine

Textbausteine (Themen) können so zusammenhängen, dass sie bei gleichzeitigem Auftreten in einem Text in einer anderen Formulierung erscheinen sollen.

Häufigstes Beispiel sind Mehrzahl-Formulierungen:

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Modell "Anna".
Es steht für beste Verarbeitung und elegantes Design.

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Modell "Vera".
Es steht für beste Verarbeitung und elegantes Design.

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Modell "Nina".
Es steht für beste Verarbeitung und elegantes Design.

verbinden Sie mit iTeGS zu:

Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Modellen "Anna", "Vera" und "Nina".
Sie alle stehen für beste Verarbeitung und elegantes Design.

Weitere Möglichkeiten für Textbausteine

Es gibt eine Reihe weiterer Möglichkeiten, um das Zusammenspiel von Textbausteinen festzulegen.

Begleittexte

Die Auswahl eines Textbausteins kann das automatische Einfügen eines anderen nach sich ziehen ('Begleittext'). Wenn mehrere Bausteine eingefügt werden, die den gleichen Begleittext haben, wird dieser aber nur einmal in den Text aufgenommen.

Verbundene und sich ausschließende Bausteine

Es kann Textbausteine geben, die immer entweder alle in einen Text gehören oder aber keiner von Ihnen. Ein Beispiel dafür sind korrespondierende Einleitungs- und Abschlusstexte. Solche Textbausteine können Sie zu 'Cliquen' zusammenfassen:
Sie werden dann immer gemeinsam eingefügt.

Andere Textbausteine können sich inhaltlich gegenseitig ausschließen. Solche Bausteine können Sie in einer 'Ausschlussgruppe' verbinden, so dass eine versehentliche Einfügung beider verhindert wird.

Themen mit mehreren Aspekten

Sie können zu einem Thema einen oder auch mehrere Textbausteine zu verschiedenen Aspekten des Themas festlegen. Wenn Sie dann einen Text zusammenstellen, können Sie auswählen, welche Aspekte in diesem Fall relevant sind und eingefügt werden sollen.

Standardposition im Text

Für jeden Textbaustein können Sie eine Standardposition im Text festlegen (ganz am Anfang, eher am Anfang, in der Mitte etc.). Unabhängig von der Reihenfolge, in der Sie die Bausteine für den Text auswählen, erscheinen sie an der festgesetzten Position im Text. Sie können sie aber manuell verschieben.

Das Ergebnis: Ausdruck, Export, Verschickung per Mail

Der fertige Text in iTeGS liegt wahlweise als einfacher Text, im Rich Text-Format oder als Microsoft Word Datei vor. Sie können ihn direkt ausdrucken oder als Mail verschicken. Oder Sie exportieren ihn, um ihn in einer anderen Anwendung weiterzuverarbeiten.

Die Verwendung von iTeGS in Ihrem Unternehmen

Die Technik von iTeGS

iTeGs wurde entwickelt für Windows-Betriebssysteme ab Windows 98.

iTeGS wurde mit C++ programmiert und wird Ihnen als ausführbare Datei oder Bibliothek (exe oder dll) geliefert. Es verwendet standardmäßig eine Access-Datenbank für die Datenhaltung (eine Access-Installation auf Ihren Rechnern ist aber nicht notwendig).
Falls Sie große Mengen von Daten verarbeiten wollen, können Sie alternativ auch einen Datenbankserver (Microsoft SQL-Server oder PostGreSQL) statt einer Access-Datenbank verwenden.

Die Verwendung und Bedienung von iTeGS hängt von Ihren Anforderungen ab.
iTeGS besitzt keine festgelegte Oberfläche, sondern ist dazu angelegt, in Ihre bestehenden Systeme integriert zu werden. Es gibt aber Prototypen von möglichen Bedienoberflächen, die wir auf Wunsch für Ihre Verhältnisse anpassen können.

Integration von iTeGS in Ihre bestehenden Systeme

Wir können iTeGS in Ihre bestehenden Systeme integrieren, so dass Ihre Anwender/innen in der gewohnten Umgebung arbeiten. Die iTeGS- Funktionalitäten bekommen sie z.B. in einigen neuen Dialogen innerhalb dieser Umgebung zur Verfügung gestellt.