Individualsoftware bei aldebaran
Individualsoftware - eine maßgeschneiderte Lösung
Wenn über den Einsatz einer neuen Software entschieden wird, stellt sich häufig die Frage: Ist eine Standardsoftware "von der Stange" ausreichend, oder soll man eine individuelle Lösung entwickeln lassen?
Eine Standardsoftware ist im Anschaffungspreis fast immer günstiger als Individualsoftware.
Dafür hat Individualsoftware klare Vorteile:
- Sie wird genau entsprechend Ihren Anforderungen erstellt und unterstützt ihre Arbeitsabläufe optimal.
- Sie erfordert daher kaum Einarbeitung oder Umstellungen Ihrer Arbeitsgewohnheiten.
- Für neue Anforderungen kann sie einfach erweitert werden.
- Individualsoftware kann in bereits vorhandene Lösungen eingepasst werden, z.B. Daten aus anderen Anwendungen übernehmen.
Standardsoftware dagegen passt fast nie genau auf Ihre Anforderungen. Manueller Mehraufwand wird erforderlich, eventuell müssen Sie sogar Ihre Arbeitsabläufe der Software anpassen statt umgekehrt.
Ist Individualsoftware sinnvoller?
Es kommt - wie so oft - darauf an.
Will man die Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Individualsoftware beurteilen, so gelten die gleichen Kriterien wie für jede IT-Investition: Man schätzt man ab, was jede der denkbaren Lösungen - auf drei bis fünf Jahre gerechnet - einerseits kostet und andererseits einspart bzw. einbringt:
Beispiele für allgemeine qualitative und quantitative Faktoren:
- Kosten/Einsparungen bei Hardware
- Kosten/Einsparungen bei Personalkosten
- Kosten/Einsparungen bei Prozess- / Betriebskosten
- Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität
- Steigerung der Kundenbindung
- Gewinn von Wettbewerbsvorteilen, Umsatzsteigerung
- Minimierung von Risiko
Bei der Frage "Standard-Lösung oder Individualsoftware" sind typische Faktoren:
- Kosten für Softwareentwicklung und/oder Lizenzkosten
- Schulungs- und Einarbeitungsaufwand
- Migrationsaufwand (z.B. Neueingabe oder Übernahme von Daten aus Vorgänger-Systemen)
- Personalkosten/Mitarbeiterproduktivität: jeweiliger Aufwand in den täglichen Arbeitsabläufen
Tragen Sie hierfür Schätzwerte zusammen und summieren Sie die Ergebnisse für den Betrachtungszeitraum.
Schwieriger in Zahlen zu fassen, aber ebenfalls wichtig sind die "weichen" Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit.
Alternativen: Softwareentwicklung als Ergänzung
Machmal liegt der Königsweg auch in der Mitte: Viele Standardlösungen können zur idealen "Individualsoftware" erweitert werden.
Eine Lösung kann auch der Einsatz von 
Open-Source-Software sein: Lizenzkosten sind geringer oder entfallen. Aufgrund des frei zugänglichen Quellcodes sind individuelle Anpassungen häufig viel einfacher möglich als bei anderer Standardsoftware.
Wir beraten Sie gern zu Lösungsmöglichkeiten für Ihre Anforderungen!
Ein Beispiel:
Studienberatungen gewinnen Zeit für individuelle Beratung
In mehreren Studienberatungen in Deutschland wurde eine Individualsoftware eingeführt, mit der zwei aufwändige Routinetätigkeiten stark vereinfacht werden konnten:
das Erstellen von Beratungsschreiben und die Führung von Beratungsfallstatistiken.
Durch ein intelligentes Textbaustein-System konnten einfache Anfragen jetzt auch durch Hilfskräfte beantwortet werden.
Die Berater/innen gewannen Zeit, sich ausführlicher um die komplexeren Beratungen zu kümmern.
Die Statistiken entstanden automatisch nebenbei.
Vorher hatten die meisten Studienberatungen ein normales Email-Programm und eine Standard-Textverarbeitung im Einsatz; die Statistiken wurden manuell geführt
Die Kalkulation ergab, dass sich die Software bei einer durchschnittlich großen Studienberatung nach spätestens 5 Jahren amortisiert, wobei konservativ angenommen wurde, dass das Aufkommen an Email-Anfragen nicht wachsen würde, was es de facto aber in hohem Maße tat. Obwohl die finanziellen Möglichkeiten der Studienberatungen beschränkt sind, lohnte sich die Investition in die Softwareentwicklung also. Zusätzlich wurde die Beratungsqualität besser, und die qualifizierten Mitarbeiter/innen wurden von ermüdenden Routinetätigkeiten entlastet.
